Материал из WikiERP

Содержание 1 Бухгалтерский учет и автоматическое формирование счетов-фактур. 2 Черновые счета-фактуры. 3 Открытые счета-фактуры. 4 Разнесение оплаты по счетам-фактурам. 5 Система, основанная на записях. 6 Счета-фактуры 7 Создание потребительского счета-фактуры. 8 Управление налоговыми ставками 9 Удаление счета-фактуры. 10 Создание счета-фактуры от поставщика 11 Кредит-ноты 12 Платежи по счетам-фактурам. 13 Бухгалтерские проводки 14 Учет выписок банка. 15 Учет наличности 16 Ручной ввод данных в журнал. 17 Процесс разнесения (погашения) 17.1 Автоматическая сверка 17.2 Ручная сверка 18 ПРИМЕР с 159. 18.1 Управление платежами. 18.2 Создание платежных поручений 18.3 Подготовка и оплата по платежным поручениям.

Бухгалтерский учет и автоматическое формирование счетов-фактур.

Диаграмма, Бухгалтерский учет в части выставления счетов-фактур и платежей по ним отражает производимые взаиморасчеты по каждому отдельно взятому документу.

В целом, используя все функции программы OpenERP, нет необходимости ввода счетов-фактур вручную. Они формируются автоматически на основании уже введенных документов, таких как заявки покупателей.

Черновые счета-фактуры.

Система генерирует счета-фактуры, которые вначале хранятся в отдельной черновой папке. До тех пор пока эти документы остаются неутвержденными, они не влияют на бухгалтерский учет. Пользователям ничего не мешает создавать такие счета-фактуры самим, если им это понадобится.

Информация для заполнения полей счетов-фактур автоматически подставляется из данных о контрагентах (таких как условия оплаты и адрес) о самом товаре (например код и наименование), а также о налоговых ставках и ценах.

Совет: Черновые счета-фактуры Существует несколько преимуществ в работе с Черновыми счетами-фактурами: Это удобно в случае, если счета-фактуры изначально формируются не бухгалтерией, так как черновой вариант является промежуточным звеном до тех пор, пока такие документы не будут утверждены и поставлены на учет. Это позволяет Вам создавать счета-фактуры заранее, не дожидаясь их утверждения. А также дает возможность регистрировать документы, подлежащие рассмотрению.

Открытые счета-фактуры.

Утвержденные счета-фактуры представляют собой открытые документы. Вначале у таких счетов-фактур еще нет порядковых номеров, но проводки созданных документов отражают суммы возникшей кредиторской задолженности.

Совет: Открытые счета-фактуры. В некоторых странах не разрешается вести бухгалтерские записи на основании открытых счетов-фактур. Поэтому в программе есть возможность создания актов на основании заказов на закупку, по которым распечатываются предварительные счета-фактуры. Такие Акты не влияют на проводки в бухгалтерском учете. Используйте модуль, описанный в параграфе Конфигурация и администрирование для настройки таких актов.

Затем этим счетам-фактурам присваивается уникальный номер. Документ распечатывается и отсылается заказчику, в программе он приобретает статус ожидающие оплаты.

Разнесение оплаты по счетам-фактурам.

В OpenERP счет-фактура может быть закрыта, в случае если разнесена оплата по ней. Если Разнесение не произведено, счет-фактура остается открытым до поступления оплаты от покупателя.

Совет: Разнесение оплаты по счетам-фактурам. Чтобы избежать неожиданностей, важно понять, что значит Разнесение оплаты. В форме Счета-фактуры есть поля Оплачена и Разнесен в оплату. Они отличаются друг от друга, только в случае, если счет был отмечен как оплаченный (с использованием разнесения оплат), но впоследствии отметка разнесен в оплату была снята.

Примечание: Сверка Разнесение по оплате производится в том случае, когда суммы кредиторской задолженности (в разрезе отдельных документов) полностью погашаются (сумма кредитов = сумма дебетов). Каждому счету-фактуре соответствует своя сумма оплаты.

Без встроенной функции разнесения оплат программа OpenERP не отмечала бы счета-фактуры, задолженность по которым была погашена. Например, возникла следующая ситуация для клиентов ООО "Весна" и ООО "Кузнец":

• Счет-фактура 145: 50,
• Счет-фактура 167: 120,
• Счет-фактура 184: 70.

Если на счет поступила оплата 120, то в программе OpenERP Разнесение данной суммы не произойдет, так как может быть неверно выбран документ, оплата по которому произведена. В программе есть возможность удаления счета-фактуры, если активна функция Разрешить удаление проводок и еще не разнесена оплата по ней. Ее заново можно сформировать из папки черновых документов.

Совет: Группировка данных. Как правило, проводки по совершенным операциям группируются на отдельных счетах бухгалтерского учета, одной итоговой суммой. Это называют обработкой партии или работой в пакетном режиме. В списке счетов-фактур отметьте галочкой нужные строки и нажмите на соответствующую кнопку справа; или, удерживая shift, выделите мышкой, затем нажмите на кнопку нужного действия или вывода на печать. Это позволяет вам производить действия сразу с несколькими документами.

Сущесвует возможность автоматического и ручного создания оборотных ведомостей по произведенным операциям за определенный период времени. В них отражаются все операции по взаиморасчету с поставщиками и заказчиками в разрезе отдельного счета.

После произведенных операций, соответствующие бухгалтерские проводки в программе генерируются автоматически. Счета-фактуры приобретают статус Оплаченный если по ним разнесена оплата, т.е. в проводках отражается списание кредиторской задолженности.

Такая операция может быть выполнена несколькими способами, в зависимости предпочтения пользователя:

• При вводе данных для бухгалтерского учета,
• Вручную в соответствии с проводками,
• Автоматически, используя возможности OpenERP.

Существует возможность создания бухгалтерские записи непосредственно, не используя счет-фактуру или выписку со счета. Чтобы сделать это, используйте быструю форму ввода данных в журнале. Некоторые бухгалтеры предпочитают этот подход, так как привыкли работать с данными, а не с документами.

Однако, вместо этого целесообразнее пользоваться разработанными бланками и формами документов, так как это поможет избежать ошибок в бухгалтерском учете.

Система, основанная на записях.

Все бухгалтерские операции в OpenERP основаны на записях, независимо от способа ввода данных. Списки всех должников, неоплаченных счетов фактур, неразнесенных оплат (авансовые платежи) очень легко отслеживать, так как в программе существуют специальные для этого формы отчетов.

Точно так же финансовые отчеты, такие как главная бухгалтерская книга, ведомости по счету, за весь период (или выбранный промежуток времени), различные журналы, все основаны на бухгалтерских проводках и данных. Не имеет значения, взяты эти данные из формы счета-фактуры или непосредственно из журнала счетов-фактур. Это имеет отношение и к налоговой декларации и другим установленным законом финансовым отчетам.

Используя интегрированный бухгалтерский учет, вам необходимо пройти стандартный процесс выставления счетов, так как некоторые модули непосредственно зависят от этих документов. Например, в некоторых ситуациях оплата по счету-фактуре должна поступить прежде, чем товар будет доставлен покупателю. В таких случаях OpenERP автоматически создает черновой вариант счета-фактуры, для выставления его клиенту.

Счета-фактуры

В Open ERP понятие счета-фактуры включает следующие документы:

• Счет-фактура покупателя.
• Счет-фактура поставщика.
• Потребительская кредит-нота.
• кредит-нота поставщика.

Документы отличаются по типу и сторонам, которые их предоставляют. Однако в системе они называются одинаково. Нужный вам тип документа вы выбираете в меню при создании. Каждый тип счета-фактуры имеет определенный значок, что отличает их друг от друга при работе с ними.

Совет: Типы счета-фактуры. Существует много преимуществ в разделении счетов-фактур по типу. Самые важные из них: В среде мультикомпании с межфирменным выставлением счетов-фактур потребительский счет-фактура в одной компании становится счетом-фактурой поставщика в другой. Это позволяет Вам работать и искать все счета-фактуры в одном месте. Если вас интересует хронология счетов-фактур, OpenERP отражает счета-фактуры поставщика и клиента в одном и том же журнале, так же как и кредит-ноты.

Совет: Кредит-нота. Кредит-нота - документ, который позволяет Вам отменить счет-фактуру или часть счета-фактуры.

Для доступа к счетам-фактурам в OpenERP, используйте подменю Финансовый учет->Счета-фактуры. В OpenERP большинство счетов-фактур создаются автоматически, на основании других документов в системе. Таким образом, нет необходимости ввода их вручную, достаточно только утвердить их. OpenERP использует следующие способы создания счетов-фактур:

• На основании заказов клиента или поставщику.
• После получения или отправки товаров.
• На основании актов выполненных работ (см. Организацию Человеческих ресурсов ,см. Внутреннюю Организацию и Управление проектом).
• Различные взносы или прочие многоразовые платежи (см. Сервисное управление).

Различные операции создают Черновые счета-фактуры. Они должны быть одобрены ответственным за это пользователем и отосланы клиентам. Различные способы выставления счетов-фактур описаны в следующих разделах и главах. Чтобы сформировать список черновых счетов-фактур, созданных в OpenERP, используйте меню Финансовый учет->Счета-фактуры-> Потребительские Счета-фактуры-> Черновые Потребительские Счета-фактуры. Вы найдете подобное меню для Счетов-фактур Поставщика, которые еще не были получены или одобрены Финансовый учет -> Счета-фактуры -> Счета-фактуры Поставщика -> Черновые Счета-фактуры Поставщика. Также возможно войти в счета-фактуры вручную. Это обычно делается для счетов-фактур, которые не связаны с Заказом (обычно заказы на закупку) или Кредит-ноты. Также, если система сформировала документ некорректно, и вам нужно отредактировать счет-фактуру прежде, чем отослать ее клиенту. Например, если Вы не поняли, что клиент освобожден от уплаты налога, счет-фактура, который Вы получите в системе на основании заказа, будет включать налог по умолчанию. Поэтому есть возможность отредактировать этот документ прежде, чем утвердить его.

Создание потребительского счета-фактуры.

Принцип ввода данных для счетов-фактур в OpenERP очень прост, поскольку это позволяет не привлекать непосредственно бухгалтера для их создания. Это означает, что Ваша учетная информация может обновляться вовремя, непосредственно во время размещения и получения заказов, когда просчитаны налоги по ним. В то же самое время это позволяет бухгалтерским работникам держать полный контроль над проводками. Каждая цифра, введенная в программу, может быть исправлена позже при необходимости.

Начните ввод потребительского счета-фактуры вручную. Для этого выберите Финансовый менеджмент -> Счета-фактуры -> Потребительские Счета-фактуры Новая форма счета-фактуры открывается для ввода информации.

Документ состоит из трех частей:

• Заголовок счета-фактуры, с информацией о клиентах,
• Основная часть счета-фактуры, подробная информация о товарах и услугах,
• Нижняя часть страницы, с информацией о налогах, и общим количестве и сумме.

Для создания документа в OpenERP, заполняйте поля открывшейся формы в том порядке, в каком они заданы в программе. Это позволяет программе самой заполнять некоторые оставшиеся поля, в соответствии со своей базой данных. Например, при заполнении наименования контрагента, следующие поля заполняются автоматически:

• Адрес автоматически подставляется из данных, введенных в справочник контрагентов
• Данные по расчетному счету берутся из последней строки в карточке контрагента.
• В строке Покупки и Продажи задается способ оплаты для каждого контрагента. Они определяются в зависимости от установленных параметров по оплате. Например: 50 % через 21 день и 50 % через 60 дней с конца месяца.

Примечание: Свойства полей Для холдингов в поле свойства для Контрагентов и Продукции отображается значение, которое зависит от того в какой из компаний работает пользователь. Если Вы работаете в холдинге и используете одну базу данных, то имеете несколько планов счетов. Актив и пассив по счету контрагента учитывается в зависимости от компании, на которую работает пользователь.

Совет: Ярлыки Доступ к данным о взаиморасчетах с клиентом в OpenERP. Если веб-клиент доступен только для чтения, данные отображаются при нажатии на гиперссылку. Открывается окно, в котором отображаются все взаиморасчеты с клиентом. Если веб-клиент находится в режиме редактирования, удерживайте клавишу Ctrl и нажмите правой кнопкой мыши по нужному элементу, чтобы зайти в контекстное меню со ссылками и другими опциями. В GTK client you может щелкнуть правой кнопкой мыши на области, чтобы получить то же самое контекстное меню. Так или иначе Вы можете незамедлительно получить доступ к: Текущим продажам и покупкам, Запросам CRM, открытым счетам-фактурам, Проводкам, Операции по дебету и кредиту счета

Вы можете добавить дополнительную информацию к счету-фактуре и выбрать валюту взаиморасчетов. Сохранив заголовок счета-фактуры, необходимо заполнить и другие поля счета-фактуры. Можно использовать любой из двух способов:

• Заполнение полей вручную,
• Используя программное обеспечение для автоматического заполнения.

Совет: Наименование полей счета-фактуры. Наименование полей Счета-фактуры по большему счету не является описанием. Если хотите добавить подробный комментарий, используйте строку Примечания.

При выборе товара в счете-фактуре автоматически заполняются следующие поля:

• Наименование: на языке партнера,
• Номер счета бухгалтерского учета. (Задается в свойствах товара)
• Единица измерения: по умолчанию берется из справочника товаров,
• Цена за единицу: указана без налога, берется из прайс-листа
• Сумма налога.

Совет: Настройка цены с учетом налога. По умолчанию, в OpenERP цены указываются без налога. И налоги записываются отдельной суммой. Если вам понадобится оперировать ценами с учетом налога, установите модуль Цены с учетом налога. Модуль позволяет добавить дополнительную колонку в форму счета-фактуры, которая будет определять, какие цены использовать (с учетом налога или без).

Примечание: Описание товара. При вводе данных в счет-фактуру, иногда бывает необходимо получить более подробную информацию о товаре, который вы выбираете для ввода. В режиме редактирования, удерживайте клавишу CTRL и правым щелчком мыши выберите нужную позицию (и в сети и в клиентах GTK). Вам станет доступна следующая информация: наличие товара на складах, себестоимость товара, местоположение товара на складах.

Вы можете заполнить несколько строк счета-фактуры, изменяя при этом значения, которые автоматически подставляются в OpenERP. Как только строки счета-фактуры введены, нажмите кнопку «Рассчитать», при этом получите следующие данные:

• Налоговая ставка,
• Общая сумма налогов,
• Стоимость с учетом налогов.

В нижней левой части счета-фактуры в колонке Налоги зафиксированы суммы налогов по каждой позиции в зависимости от заданных налоговых ставок.

Совет: Расчет суммы налога. Двойным щелчком мыши выберите интересующую сумму налога в счете-фактуре. Программа OpenERP предоставит детальную информацию о начисленных налогах, которые отразятся в декларации в конце отчетного периода. Подытоженные суммы налогов отразятся в разных частях декларации.

Прежде, чем утвердить счет-фактуру Вы можете изменить дату и отчетный период, которые по умолчанию проставляются как текущая дата. Эта информация отображается во втором столбце Примечание

Примечание: Разметка счета-фактуры. Если Вы хотите усовершенствовать разметку счета-фактуры, установите модуль Разметка счета-фактуры. Это позволит добавлять различные элементы между уже имеющимися, такие как промежуточные итоги, разделы, разделители и примечания. Нажмите кнопку «Подтвердить», если хотите одобрить счет-фактуру. Счет фактура при этом поменяет статус черновой на открытый.

После подтверждения, в OpenERP счету-фактуре присваивается свой уникальный порядковый номер. По умолчанию - Год / Порядковый номер, например 2008/00101. Если Вы хотите изменить порядковые номера, используйте меню Администрирование->Конфигурация->Последовательности->Последовательности. Бухгалтерские проводки, соответствующие этому документу, создаются автоматически при утверждении счета-фактуры. Детализация по совершенным операциям в разрезе интересующего документа отображается в соответствующем журнале.

Управление налоговыми ставками

Налоговые ставки определяются в программе на основании данных о товарах и контрагентах. По умолчанию OpenERP начисляет налоги на весь товар, находящийся в счете-фактуре. Если заданы свои налоговые ставки для определенного контрагента, тогда OpenERP будет базировать свое налоговое вычисление на этих показателях. Таким образом, контрагент, освобожденный от уплаты налога, будет иметь приоритет по налогам, определенным в программе.

Совет: Случайные счета-фактуры. Когда Вы создаете счет-фактуру на товар, который будет куплен или продан только один раз, вам не обязательно заводить его в номенклатуре. Но вам потребуется ввести вручную некоторую информацию о нем: Цена, Сумма налога, Счет, Описание товара.

Удаление счета-фактуры.

По умолчанию в OpenERP нельзя удалять счет-фактуру, если документ был утвержден. Так как были созданы проводки по документам, теоретически нет возможности удалить их. Однако во многих случаях было бы удобнее отменить счет-фактуру, если есть ошибка, чем создавать кредит-ноту и связывать эти два документа. Отношение к этому вопросу строится в соответствии с установленным порядком в Вашей бухгалтерии. OpenERP учитывает любой подход. Отмена счета-фактуры может быть разрешена, если стоит флаг на пункте Разрешить удаление проводок. В случае удовлетворения следующим двум требованиям отмена счета-фактуры будет возможна:

1. Не была разнесена оплата по документам: если разнесение оплаты произведено, нужно предварительно его отменить. 2. Отчетный период или финансовый год не был закрыт: В закрытом периоде редактирование невозможно.

Отмена счета-фактуры автоматического изменяет соответствующие проводки. Когда счет-фактура отменен, его можно снова отложить в папку Черновых документов, где возможно его редактирование для последующего утверждения.

Совет: Нумерация счетов-фактур. Некоторые страны требуют, чтобы нумерация счетов-фактур была последовательной. Если, после отмены счета-фактуры, который Вы не восстанавливаете, у вас возникает пробел в нумерации, вам следует заново создать счет-фактуру и заменить порядковый номер на его первоначальный. Управление последовательностью осуществляется с использованием меню Администрирование—>Конфигурация—>Последовательности->Последовательности.

Отмена счета-фактуры приведет к разрыву в последовательности нумерации счетов-фактур. Рекомендуется обновить этот счет-фактуру и повторно утвердить его, чтобы заполнить пробел в нумерации, по мере возможности.

Совет: Копирование документа . Функция копирования может быть применена ко всем системным документам: Вы можете дублировать что угодно - товары, заказы, или закупочные документы.

Примечание: Ключевые моменты. 1. Копирование счетов-фактур Вместо того, чтобы создавать каждый раз новый счет-фактуру, можно просто скопировать подобный документ, который был создан ранее. Найдите подходящий по параметрам документ в режиме чтения в веб-клиенте нажмите кнопку Копировать. В клиенте GTK, выберите Форма—Копировать в основном меню. Функция копирования создает новый счет-фактуру в папке черновых документов. Это позволяет корректировать документ перед его утверждением. Копирование документов в OpenERP является интеллектуальной функцией, которая присваивает счету-фактуре свой собственный порядковый номер, текущую дату, и статус чернового документа, даже если исходный счет-фактура оплачен. 2. Сохранение параметров контрагентов. В OpenERP существует много функций, позволяющих быстро заполнять значения нужных полей документа. Если кто-то из контрагентов часто делает одинаковые заказы, сохраните это в настройках, используя условные значения по умолчанию. Для проверки, создайте счет-фактуру для любого из контрагентов и добавьте несколько полей (в клиенте GTK). Удерживая клавишу Ctrl, выберите правой кнопкой мыши нужную область Счета-фактуры, затем нажмите кнопку Установить по умолчанию. Поставьте флажок, который указывает на то, что этот параметр должен применяться исключительно для вашего пользователя. В следующий раз, при создании счета-фактуры, эта область будет заполняться автоматически, вам нужно будет только изменить количество, прежде, чем утвердить документ. Для налогов установите параметры по умолчанию в строках счета-фактуры (в Росии 18 %). При этом, Вы не будете забывать добавлять налог, водя документ вручную. (Возможности клиента GTK намного шире, чем у веб-клиента. В клиенте GTK есть возможность устанавливать умолчания сразу для нескольких строк счета-фактуры, в веб-клиенте - только по одной. Таким образом, будьте бдительны при установке таких параметров прежде, чем использовать эту функцию в повседневной практике). 3. Получение информации, используя поиск. При создании счета-фактуры, часто требуется дополнительная информация о партнере для корректного его заполнения. Как было упомянуто ранее, существует возможность поиска такой информации как: Совершенные операции, Данные о скидках и бонусах Недавние счета-фактуры, Последние сделанные заказы. То же самое касается и информации о продуктах и товарах находящихся в счете-фактуре. Например: Какой остаток на складе? Когда ожидается следующая поставка? Каковы закупочная и продажная цены в прайс-листе. Делая эту информацию легкодоступной, OpenERP очень упрощает Вашу задачу в создании документа.

Создание счета-фактуры от поставщика

Форма, которая создает счета-фактуры от поставщика, очень похожа на форму потребительских счетов-фактур. Однако, она приспособлена к тому, чтобы упростить быстрый ввод данных и контролировать введенные данные.

Совет: Ввод данных. Много компаний не вводят данные по счетам-фактурам поставщика, а просто создают проводки в журнале учета операций по закупкам. Особенно это относится к пользователям, которые сосредоточились на системе учета непосредственно на счетах, и не используют всех возможностей, предусмотренных системой ERP. Два разных подхода приводят к одного и тому же результату: одни предпочитают один вариант, и другие - другой в зависимости от своих навыков. Однако, если вы используете Функции управления Покупками в OpenERP, необходимо работать непосредственно со счетами-фактурами, так как они связаны с заказами на закупку.

Чтобы создать в новый счет-фактуру поставщика, используйте меню Управление финансами->Счета-фактуры->Счета-фактуры Поставщика->Новый Счет-фактура Поставщика.

Все подобно потребительскому счету-фактуре, начиная с Журнала, если только не предусмотрены умолчания, затем поле контрагента, за которым автоматически заполняются следующие поля:

• Адрес счета-фактуры,
• Расчетный счет партнера.

В отличие от потребительского счета-фактуры вам не нужно заполнять условия оплаты - только дату погашения, если понадобится. Если Вы не задаете дату погашения, OpenERP сочтет, что этот счет-фактура будет оплачен наличными. Если Вы хотите указать более подробную информацию об условиях оплаты, используйте поле Условия оплаты, которое находится на вкладке Примечания. Вам нужно также ввести значение Итого с учетом налогов. OpenERP использует это значение, чтобы проверить корректность введенных данных по строкам документа до его утверждения. Укажите валюту документа в случае, если она не совпадает с валютой по умолчанию, после этого можно вводить строки счета-фактуры. Точно так же как и в потребительском счете-фактуре у Вас есть выбор между вводом информации вручную и использованием функции автоматического заполнения. Выбрав нужную позицию по товару, все следующие параметры заполняются автоматически:

• Счет товара отображается в соответствии с параметрами, введенными в карточку товара, если иное не указано непосредственно на нем.
• Налоговые ставки также соответствуют карточке партнера, по тому же принципу, что ив потребительском счете-фактуре.
• Количество взято за 1 по умолчанию, но может корректироваться вручную,
• Установите Цену за единицу, без учета различных применимых налогов.

Выберите подсчитать налоги, чтобы удостовериться, что суммы налога соответствуют обозначенным на бумажном носителе. После утверждения счета-фактуры, OpenERP проверяет, что общая сумма, обозначенная в заголовке, соответствует сумме строк документа без учета налога.

Совет: Кнопка Подсчитать налоги. Несмотря на то, что вам следует сделать подсчет по строкам документа прежде, чем утвердить его, вам не обязательно нажимать на кнопку подсчитать налоги. Если Вы сразу утвердите счет-фактуру, программа вычислит различные налоги самостоятельно и проверит общую сумму. Эта кнопка используется для того, чтобы сделать предварительную сверку отображенной суммы, перед тем как окончательно утвердить счет-фактуру.

OpenERP автоматически проставляет дату и отчетный период, но Вы можете менять их вручную перед записью документа.

Примечание: Даты и Отчетные периоды. Отчетные периоды установлены законодательством. Например, налоговая декларация по счетам-фактурам зависит от периода сдачи отчетности, а не от даты выставления счетов-фактур. В зависимости от длинны отчетного периода(месяц или квартал), финансовый год разделен на двенадцать или четыре отчетных периода. В системе указываются даты, проставленные в созданных документах. Они используются для того, чтобы вычислить даты погашения задолженности.

Эти две даты необязательно должны совпадать. Например, если Вы получаете счет-фактуру, датированный 5-ого января, а товары и услуги получены до 31-ого декабря, счет-фактура может быть отнесен в декабрьский отчетный период и включен в налоговую декларацию того периода, в то время как счет-фактура может оставаться с датой 5-ого января, что является основанием для погашения задолженности. Вы можете обнаружить, что суммы не согласуются документами поставщика. Это означает следующее:

• Поставщик сделал ошибку в вычислениях,
• Суммы были округлены по-другому.

Совет: Округление суммы налога. Часто случается, что поставщик округляет суммы до десятых. Некоторые налоговые суммы не совпадают из-за этого округления. Например, невозможно достигнуть суммы 145.50, если Вы подсчитываете сумму с точностью до сотых со ставкой 19.6 %: 121.65 x 1.196 = 145.49 121.66 x 1.196 = 145.51

В этом случае Вы можете изменить значение, на котором завязана итоговая сумма, или общая сумма налогов в нижней левой части формы: оба значения можно редактировать так, чтобы суммы совпадали с документом поставщика.

Когда итоги совпали, можете утвердить счет-фактуру. В OpenERP создаются соответствующие бухгалтерские проводки. Вы можете управлять проводками, используя соответствующие поля на счете-фактуре.

Кредит-ноты

Потребительская кредит-нота создается также как и потребительский счет-фактура. Зайдите в меню Управление финансами->Счета-фактуры—>Возврат от покупателя. Это относится и к кредит-ноте поставщика. Откройте меню Управление финансами->Счета-фактуры—>Возврат поставщику. Кредит-ноту легко создать из существующего счета-фактуры. Чтобы сделать это, выберите счет-фактуру и нажмите Возврат от покупателя на панели инструментов справа. OpenERP создает новую кредит-ноту в черновом варианте, поэтому ее можно редактировать перед утверждением.

Совет: Возврат по нескольким счетам-фактурам. В системе предусмотрена функция возврата сразу по нескольким счетам-фактурам. В веб-клиенте в реестре счетов-фактур отметьте галочкой нужные документы. Нажмите кнопку Возврат от покупателя(поставщику) . В клиенте GTK выбрать несколько документов одновременно можно удерживая клавишу Ctrl. Нажмите кнопку Действия и выберите возврат от покупателя(поставщику).

Платежи по счетам-фактурам.

Счета-фактуры автоматически приобретают статус «оплачены», сразу после разнесения платежей по ним. Вам не нужно отмечать вручную, что счета-фактуры оплачены: OpenERP делает это автоматически при разнесении платежей.

Совет: Учет кредит-ноты при разнесении оплаты. Разнесение оплаты по счетам- фактурам списывает задолженности по ним. Также возможна операция по погашению задолженности на основании связанных с ними кредит-нотами.

Справа на панели инструментов в форме счета-фактуры есть кнопка Оплатить. Такая функция позволяет оперативно производить оплату по документам и погашать задолженность по ним. Этой возможностью обычно пользуются компании, где программа OpenERP используется для простой системы расчетов, а не для полноценного бухгалтерского учета. Там платежи вводятся вручную по каждому документу. Используя программу для ведения всех произведенных операций, необходимость в этом отпадает. Намного проще если погашение задолженности происходит при обработке платежных поручений и квитанций. Это позволяет улучшить контроль финансовых операций и оперативность учета в следующих случаях:

• Авансовые или частичные платежи по счетам-фактурам,
• Оплата нескольких счетов-фактур несколькими платежами,
• Оплата одного и того же документа частями, в разные даты
• Управление корректировками, при имеющемся несоответствии в счете-фактуре.

Бухгалтерские проводки

Имеются различные способы создания бухгалтерских проводок. Например, вы уже знаете, как создаются проводки на основании счетов-фактур. Этот раздел охватывает такие вопросы как:

• Обработка выписки банка,
• Учет наличности,
• Ручной ввод данных журнала.

В этом разделе вы узнаете как вести учет финансовых операций. В OpenERP используется одна и та же форма для учета как наличного, так и безналичного расчета. Два типа операции отличаются только журналом, который используется.

Учет выписок банка.

Программа использует инструменты учета выписок банка, которые упрощают ввод данных в систему учета. Как только выписки утверждены, в OpenERP автоматически создаются бухгалтерские проводки. Что позволяет людям, не относящимся к бухгалтерии вести финансовые операции, не беспокоясь о таких вещах как кредит, дебет и двойная запись. Сначала введите заголовок выписки. Для этого зайдите в меню Управление Финансами—>Проводки—>Учет выписки банка—>Ввод нового документа. После этого открывается форма для выписок как показано на рисунке.

Наименование и Дата автоматически заполняются OpenERP на основании предыдущей выписки. Есть также возможность управлять данной функцией в меню управления. Введите значение в поле Журналы. Наиболее подходящим вариантом является, если при создании фирмы вы заведете как минимум один журнал для учета по расчетному счету и один для учета операций с наличностью. Итак, выберите нужный журнал, соответствующий банку, выписку которого вы держите. Выбранная валюта должна соответствовать валюте документа. Валюта по документу автоматически переводится в основную валюту компании, при утверждении, используя ставки, действующие на дату создания (что означает, что сначала вам необходимо настроить параметры конвертации). Начальное сальдо заполняется автоматически на основании конечного сальдо по предыдущей выписке. Есть возможность менять это значение на другое. Что позволяет учитывать выписки банка в том порядке, который вам удобен. Также, если Вы потеряли выписки, Вы можете ввести их, не дожидаясь дубликата из банка. Так, заполните конечное сальдо, которое соответствует последнему значению по счету после всех введенных данных на основании выписки. Это значение будет контрольным перед утверждением выписки. Заполните после этого все необходимые поля формы. Каждая строка соответствует банковской операции. Войдите в основную часть формы. При вводе наименования Партнера, OpenERP автоматически проставляет его расчетный счет. Сумма взаиморасчетов с клиентом или поставщиком предварительно заполняется программой, что позволяет контролировать платежи. Введите сумму, указанную в выписке: отрицательное значение для погашения и положительное значение для платежа наличными или депозита. Когда занесены все значения, можете разнести оплату непосредственно для счетов-фактур. Удерживайте клавишу CTRL на клавиатуре (необходимо для веб-клиента), и нажмите <F1>, наведя курсор на поле Разнесение оплаты в строке Платежи.

Появляется форма разнесения оплаты. Справа находится сумма платежа. Отметьте счета-фактуры, которые оплачены. Для разнесения нужно, чтобы суммы выписки соответствовали суммам одного или нескольких выбранных оплаченных документов.

Примечание: Разнесение оплаты. Возможны другие варианты разнесения оплаты: на основании бухгалтерских проводок, при сохранении счетов-фактур, или используя автоматический инструмент разнесения оплаты. Но по возможности следует разносить оплату, при учете платежей, потому что при этом вы наиболее осведомлены о том какие именно счета фактуры были оплачены. Можно проводить полное или частичное разнесение платежей.

Если Вы видите разницу между платежом и суммой счета-фактуры, чтобы разнести оплату, введите разницу во второй вкладке «Списание». Вы должны ввести эту сумму для корректировки. Основными причинами возникающей ля разницы обычно являются:

• Прибыль или убыток.
• Курсовые разницы.
• Предоставление скидки для быстрой оплаты.

Когда разнесение оплаты завершено, что означает, что произведенная оплата совпадает по сумме с задолженностью с учетом корректировок, закройте форму. Разнесение оплаты является дополнительной функцией. Можно воспользоваться ей в любой момент, а можно и вообще не пользоваться. Однако ее использование, имеет существенные преимущества:

• Отметка о том, что счета были оплачены,
• Отсутствие напоминаний по неоплаченным счетам. Если оплата не разнесена, при сверке с клиентом, он увидит неоплаченные им счета (что не будет соответствовать его данным)

Как только Вы заполнили форму выписки, можете утвердить ее. OpenERP автоматически создает бухгалтерские проводки, при условии, что конечное сальдо соответствует введенному в заголовок. С этого момента счета фактуры, по которым разнесена оплата, приобретают статус «Оплачен» Пользователь с более продвинутыми бухгалтерскими навыками может создавать проводки непосредственно в журнале банка. Результат тот же, но его сложнее достичь, так как требуется знание корреспонденции счетов.

Учет наличности

Для учета наличности используется та же самая форма, что и раньше. В начале дня введите остаток прошлого дня в поле Начальное сальдо. Вместо того, чтобы сразу утвердить данную запись, оставьте документ в черновом варианте. Все операции в течение дня затем вводятся в эту форму. После закрытия кассы, как правило, в конце дня, введите сумму имеющихся наличных средств в кассе, как Конечное сальдо. После этого проведите этот документ, чтобы закрыть кассу и автоматически произвести соответствующие бухгалтерские проводки.

Совет: Проведение журнала учета наличности. Проводки создаются только в случае, если документ был проведен. Поэтому, если этого не произошло( например маленькая выручка в течение дня), не стоит удивляться, что списание задолженности по корреспондирующим счетам не произошло.

Ручной ввод данных в журнал.

Счета-фактуры и выписки учитываются в разных журналах. Но можно также вводить данные непосредственно в журнал, не используя заполнение нужной формы. Эта функциональность часто используется для учета различных операций. Для этого перейдите в меню Управление финансами—Операции—Проводки. Выберите журнал и отчетный период. Откроется окно ввода данных, куда Вы вводите в данные из счета-фактуры поставщика. Как Вы помните, эти записи обычно создаются автоматически в OpenERP. Если Вы не создали счет-фактуру, нужно будет ввести данные вручную. Заполните следующие области вручную:

• Дата вступления в силу: дата счета-фактуры,
• Период: оставьте это поле пустым, OpenERP заполнит его автоматически
• Ссылка: ссылка из счета-фактуры поставщика,
• Партнер : соответствующий партнер,
• Расчетный счет: для совершения покупки (Покупка),
• Наименование: описание строки счета-фактуры (например PC2),
• Кредит: например сумма 1196.

Нажмите клавишу ENTER на клавиатуре, чтобы выбрать первую строчку. Вашей проводке присваивается порядковый номер. Эта строка становится красного цвета и приобретает черновой статус. Сделанная запись не отражается на счетах бухгалтерского учета, до тех пор, пока не будет создана корреспонденция по счету. OpenERP предлагает задействовать корреспондирующий счет. Например, запись на счетах учета налогов, если сумма счета-фактуры указана с налогами. На данном этапе есть возможность редактирования. Когда вы заполнили все поля, OpenERP автоматически предлагает вам возможные варианты корреспонденции, при утверждении проводка из чернового варианта приобретает статус открытой.

Совет: Корреспонденция счетов. Когда записана корреспонденция по счетам, OpenERP автоматически присваивает ей статус открытой и переходит к вводу других данных. Для добавления других корреспондирующих проводок начните с новой строки. В таком случае эта строка остается в черновом варианте до тех пор, пока все строки не будут иметь корреспонденцию.

Процесс разнесения (погашения)

Разнесение происходит при имеющемся совпадении сумм на соответствующих корреспондирующих счетах. В основном данная функция используется при:

• совпадении данных по счетам-фактурам и платежам. При этом счета-фактуры приобретают статус оплачен, и задолженность на счетах взаиморасчетов не отражается
• совпадении суммы депозитов и платежных документов по ним,
• совпадении суммы по счетам-фактурам и кредит-нотам, которые взаимно погашают друг друга.

Данная функция должна использоваться бухгалтером, таким образом чтобы суммы по дебету одного счета совпадали с суммой по кредиту другого ( система двойной записи). Погашение в OpenERP производится только на корреспондирующих счетах.

Совет: Корреспонденция счетов. Не путайте погашение по счетам и разнесение по выписке банка. Важно не путать эти два понятия. Первое представляет собой систему двойной записи на счетах бухучета, в то время как второе подразумевает сверку данных выписки банка с данными вашего бухучета.

Есть различные методы сверки проводок. Автоматические и ручные способы сверки описаны далее.

Автоматическая сверка

Для автоматической сверки делается запрос в программе OpenERP на поиск совпадений по суммам на корреспондирующих счетах. В зависимости от выбранных параметров, программа может обработать от двух до девяти проводок одновременно. Например, если Вы выберете уровень обработки 5, то OpenERP сверит три счета-фактуры и два платежа, если общие суммы совпадают.

Чтобы использовать инструмент автоматической сверки, выберите Управление финансами->Обработка->Сверка->Автоматическая Сверка. Форма открывается, запрашивая следующую информацию:

• Сверка по счету: Вы можете выбрать один, несколько, или все корреспондирующие счета,
• Учетный период (Начало Периода / Конец Периода),
• Уровень Сверки (от 2 до 9),
• информация нужная для корректировки (детализация по Списанию).

Примечание: Сверка. Можно произвести сверку: по всей Дебиторской задолженности по всей Кредиторской задолженности

Опция корректировки позволяет производить сверку, даже если суммы несколько отличаются друг от друга. Например, в OpenERP предусмотрена возможность сверки с разбегом до 0.50 единиц при расчете с иностранными клиентами, так как допускается разница курсов валют.

Совет: Лимит на корректировку. Не нужно задавать лимиты на корректировку слишком большими. Так как возможно, что суммы ниже отметки лимита могут списаться автоматически.

Примечание: Значения по умолчанию. Если Вы регулярно управляете автоматическим инструментом сверки, установите значения по умолчанию для каждой строки, нажимая клавишу CTRL и используя правую кнопкой мыши (когда форма находится в режиме редактирования, используя веб-клиент), или щелкните правой кнопкой мыши при использовании клиента GTK. Появившееся контекстное меню позволяет установить значения по умолчанию. Это означает, что вам не нужно будет каждый раз вводить одни и те же значения заново.

Ручная сверка

Для ручной сверки войдите в меню Управление финансами->Обработка->Сверка->Сверка проводок. Также это можно сделать в любом окне с проводками. Выберите элементы, которые хотите сверить. На основании выбранных позиций OpenERP отображает сумму дебетов и кредитов по ним. Если они равны, Вы можете щелкнуть на кнопке Разнести

ПРИМЕР с 159.

Управление платежами.

В OpenERP есть формы для подготовки, утверждения и выписки платежных поручений. Это позволяет настраивать программу по следующим пунктам: 1. Платежи, производимые в несколько этапов. 2. Автоматические даты платежа. 3. Регистрация обязательств по платежам и утвержденных платежей. 4. Заполнение формы содержащей несколько платежей в течение недели, и создание платежного поручения в конце недели. 5. Создание файла для электронного платежа. 6. Разделение платежей, в зависимости от имеющихся средств на счетах банка.

Создание платежных поручений

Для начала установите модуль оплата по счетам. Это основной элемент в системе OpenERP. В системе предусмотрено списание средств на разных банковских счетах, доступных вашей компании. Как только образовалась задолженность во взаиморасчетах, можно создавать платежные поручения. При этом внося поправки и утверждая их для последующей передачи в банк. Например, если сумма долга достаточно велика, то перевод можно осуществить с нескольких счетов из разных банков, в соответствии с количеством доступных средств на них. Для этого создаются несколько платежных поручений. Эта обработка может производиться с определенным интервалом времени, автоматически. При этом платежные поручения хранятся в черновом варианте, до тех пор, пока не будут обработаны специалистом и утверждены для осуществления платежа.

Совет: Потоки платёжных операций. OpenERP учитывает каждое платежное поручение, имеющееся в базе. Выберите платежное поручение и если Вы находитесь в клиенте GTK, нажмите Печать платежных операций в главном меню.

После утверждения документа главным бухгалтером, OpenERP создает файл со всеми платежными поручениями для последующей отправки банку в электронном виде. В предприятиях малого бизнеса обычно один и тот же человек создает и утверждает платежные поручения. В этом случае ему нужно нажать две клавиши, одну за другой, чтобы подтвердить платеж. OpenERP автоматически присваивает порядковый номер вашему платежному поручению. После этого выберите способ оплаты, доступный для вашей компании. Он задается при установке программного обеспечения, используя меню Управление финансами->Конфигурация->Способ Платежа. Например:

• Чеки.
• Банковский перевод.
• Кредитная карточка.
• Мелкая наличность.

Затем укажите дату для осуществления платежа:

• В конце срока: любая оплата будет произведена в конце срока оплаты по счету-фактуре,
• День в день: оплата производится сразу после утверждения платежных поручений
• Установленная дата: оплата происходит в заданную дату по календарю.

Это особенно удобно, если вы пользуетесь электронной передачей данных с банком. Так очень просто оплачивать все счета автоматически в конце установленного срока оплаты.

Выберите счета-фактуры, по которым нужно произвести оплату. Можно их ввести вручную в поле Оплата, но удобнее воспользоваться автоматическим режимом. Для этого выберите Добавить поля оплаты, а OpenERP предложит возможные платежи исходя из сроков оплаты. В поле появятся следующие данные:

• Дата создания счета-фактуры,
• Сведения о контрагенте и примечания,
• Дата окончания срока оплаты,
• Сумма к оплате в валюте компании по умолчанию,
• Сумма к оплате в валюте счета-фактуры.

Можете принять варианты, предложенные к оплате в OpenERP, или выбрать из списка документы, которые будут оплачены в платежном поручении. OpenERP предоставляет всю необходимую информацию для принятия решение по оплате того или иного документа:

• расчетный счет,
• расчетный счет поставщика,
• сумма, которая должна быть оплачена,
• наименование поставщик,
• общая сумма долга поставщику,
• дата оплаты
• дата создания.

Вы можете изменить первые три пункта. Такая раскладка очень практична, так как отображает всю задолженность по взаиморасчетам компании. Можно производить оплату частично, в несколько этапов, при этом OpenERP каждый раз автоматически высвечивает предыдущую задолженность. Убедившись, что все поля заполнены правильно нажмите кнопку Подтвердить. Платежное поручение приобретает статус открытое и кнопка произвести оплату становится активной. После нажатия этой кнопки формируется файл передачи банку для совершения обозначенных платежей. В следующей версии продукта будет введена функция создания и распечатки чеков. Бухгалтерский учет лежит в основе управления компанией: здесь находят отражение все ее операции. Он играет информативную роль (имеющиеся наличные средства, Размер задолженности, которая должна быть погашена, стоимость запасов) поэтому подробная и надежная система бухгалтерского учета должна быть основополагающей при принятии каких-либо решений. В большинстве компаний учет ограничен предоставлением в государственные органы отчетности несколько раз в год и удовлетворением любопытства директоров об определенных стратегических решениях. Даже в этом случае данные по отчетам обычно отстают от реальных текущих показателей.

Примечание: Оценка функции бухгалтерского учета. Во многих небольших компаниях этой функции уделяют мало внимания. Данные по документам постоянно дублируются, а финансовые показатели используются исключительно для составления отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках и пр.) по истечении нескольких недель после закрытия периода. В отличие от такого подхода, интегрированный бухгалтерский учет означает: сокращение усилий по вводу данных - достаточно одного раза управление операциями, используя финансовое планирование: например в управлении проектами, составлении договоров, и прогнозировании движения наличных средств, легкий доступ к нужной информации, например, кредитная политика клиента.

Бухгалтерский учет слишком часто используется не в полной мере. Если бухгалтерский учет интегрирован в систему управления компанией, то информация, которую он несет в себе, может сыграть очень важную роль в принятии решений, например:

• для заключения сделки, необходимо знать точно какими финансовыми ресурсами обладает тот или иной контрагент, а так же всю историю по просроченной задолженности, если она была
• если превышен кредитный лимит по контрагенту, система бухгалтерского учета может автоматически остановить дальнейшие поставки данному клиенту,
• анализ движения наличных средств дает возможность планирования не только в долгосрочном, но и в краткосрочном периоде.

Бухгалтерский учет в OpenERP с легкостью решает данную задачу, так как существует тесная взаимосвязь между разными модулями программы. Кроме того, операции, действия и финансовые исследования происходят в режиме реального времени, поэтому вы можете не только контролировать ситуацию, но и эффективно ей управлять. Модуль учета в OpenERP включает в себя общий бухгалтерский учет, аналитический учет, вспомогательный и бюджетный бухгалтерский учет. Использует двойную запись, несколько валют и может применяться в среде мультикомпании.

Примечание: Бухгалтерский учет. Общий бухгалтерский учет (или учет финансовых операций) используется для отражения активов и пассивов компании. Он использует систему двойной записи, которая гарантирует, что каждая операция кредитуется по одному счету и дебетуется по другому. Аналитический бухгалтерский учет (или управленческий бухгалтерский учет, или учет издержек) является независимой системой учета, которая отражает общие показатели, необходимые для управления компанией. Вспомогательный бухгалтерский учет отражает счета клиентов и/или поставщиков. Бюджетный учет предопределяет ожидаемое распределение ресурсов, обычно в начале финансового года.

Совет: Учет в рамках холдинга. Для мульти-компаний существует несколько методов для внедрения системы OpenERP. Если у компаний совпадают всего несколько параметров (таких как наименования продукции, или партнеры - какой-либо другой ресурс OpenERP), Вы должны установить для них разные базы данных. Если у компаний совпадает много параметров, Вы можете установить им одну базу данных, но с модулем, который точно разграничивает права доступа. Вы можете синхронизировать указанные типы документов в нескольких базах данных, используя модуль синхронизации.

Преимуществом объединения счетов со всеми другими модулями является система двойной записи на счетах. Так в OpenERP Заказ автоматически создает Счет-фактуру, и Счет-фактура автоматически создает бухгалтерские проводки. Они в свою очередь отражаются в налоговом учете, отображают задолженности во взаиморасчетах, и так далее. Такая сильная интеграция позволяет Вам:

• сократить работу по вводу данных,
• сократить количество ошибок ввода данных,
• получать информацию в режиме реального времени и оперативно реагировать на нее (напоминания по оплате счетов, например),
• осуществлять своевременный контроль над всеми областями руководства компании.

Совет: Для бухгалтеров. При создании базы данных Вы можете выбрать установку только бухгалтерских модулей. Также нужно установить веб-портал. Это позволит доверенным лицам в реальном времени предоставлять данные клиентам. Это также даст им возможность работать с определенными документами, которые не оказывают прямого бухгалтерского влияния, например бюджеты. Учет производится в валюте компании по умолчанию (которая указана в учредительных документах компании), но у каждого счета и/или операции может также быть вторичная валюта (которая указана в счете). Стоимость операций с использованием нескольких валют отражается в обеих валютах.

Подготовка и оплата по платежным поручениям.

Чтобы создать платежное поручение, используйте меню Управление финансами->Платеж->Платежные поручения->Новое Платежное поручение.